سیستم کنترل مدارک مهندسی (EDMS) چارچوبی از ابزارها برای مدیریت ایجاد ، استفاده و ذخیره سازی اسناد در چندین قالب است که در سراسر سازمان ایجاد می شود. به طور معمول ، مدیریت اسناد به یک سیستم نرم افزاری متمرکز اشاره دارد که هر دو دیجیتال را ضبط و مدیریت می کند پرونده ها و تصاویر اسناد کاغذی اسکن شده. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی بسیاری از ویژگی های مشابه را با سیستم های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) دارند. با این حال ، سیستم های نرم افزاری مدیریت اسناد بر استفاده و بهینه سازی اسناد فعال و داده های ساخت یافته مانند اسناد Word ، فایل های PDF ، صفحات گسترده اکسل ، پاورپوینت ، ایمیل و سایر قالب های تعریف شده تمرکز دارند ، در حالی که سیستم های ECM همچنین محتوای بدون ساختار و قالب های رسانه غنی را مدیریت می کنند.
با این حال ، مدیریت اسناد الکترونیکی فراتر از اسکن و صرفه جویی ساده است: این یک سیستم جامع است که دانشمندان را قادر می سازد تا اسناد را برای استفاده بهتر و یکپارچه در کارهای روزمره ، به طور مثر سازماندهی و توزیع کنند.
سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی شامل ابزاری برای:
ایجاد پرونده های دیجیتال و تبدیل اسناد کاغذی به دارایی های دیجیتال.
اسناد دیجیتالی را به راحتی با دانشمندان مناسب به اشتراک بگذارید.
سازماندهی مرکزی اسناد در ساختارها و قالب های پرونده استاندارد.
ذخیره و دستیابی به اطلاعات برای استفاده کارآمدتر.
ایمن سازی اسناد مطابق با قوانین انطباق استاندارد.
با متمرکز کردن استفاده و دسترسی به اطلاعات ، مدیریت اسناد مرکزی است که در آن می توان استراتژی های مدیریت اطلاعات گسترده تری مانند ECM ، مدیریت سوابق و اتوماسیون فرآیند کسب و کار را متصل و مستقر کرد.
برخی از کارشناسان خاطرنشان می کنند که سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی اشتراکات زیادی با سیستم مدیریت محتوا (CMS) دارد. اگرچه یک تفاوت عمده این است که اکثر سیستم های CMS شامل استفاده از محتوای وب متنوعی از یک سایت مرکزی است ، در حالی که سیستم مدیریت اسناد اغلب به طور عمده برای بایگانی استفاده می شود.
به منظور ارائه طبقه بندی مناسب برای اسناد دیجیتال ، بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی به یک فرآیند دقیق برای ذخیره سازی اسناد ، از جمله عناصر خاصی به نام متاداده ، متکی هستند. فراداده های موجود در اطراف یک سند دسترسی آسان به جزئیات اصلی را فراهم می کند که به کسانی که در بایگانی جستجو می کنند کمک می کند تا آنچه را که نیاز دارند از طریق تقویم زمانی ، موضوع ، کلمات کلیدی یا سایر استراتژی های ارتباطی پیدا کنند. در بسیاری از موارد ، اسناد خاص برای پروتکل های ذخیره سازی اصلی ، بخش عمده ای از آنچه سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد را برای یک تجارت یا سازمان بسیار ارزشمند می کند ، است.
سیستم کنترل مدارک مهندسی (EDMS) چارچوبی از ابزارها برای مدیریت ایجاد ، استفاده و ذخیره سازی اسناد در چندین قالب است که در سراسر سازمان ایجاد می شود. به طور معمول ، مدیریت اسناد به یک سیستم نرم افزاری متمرکز اشاره دارد که هر دو دیجیتال را ضبط و مدیریت می کند پرونده ها و تصاویر اسناد کاغذی اسکن شده. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی بسیاری از ویژگی های مشابه را با سیستم های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) دارند. با این حال ، سیستم های نرم افزاری مدیریت اسناد بر استفاده و بهینه سازی اسناد فعال و داده های ساخت یافته مانند اسناد Word ، فایل های PDF ، صفحات گسترده اکسل ، پاورپوینت ، ایمیل و سایر قالب های تعریف شده تمرکز دارند ، در حالی که سیستم های ECM همچنین محتوای بدون ساختار و قالب های رسانه غنی را مدیریت می کنند.
با این حال ، مدیریت اسناد الکترونیکی فراتر از اسکن و صرفه جویی ساده است: این یک سیستم جامع است که دانشمندان را قادر می سازد تا اسناد را برای استفاده بهتر و یکپارچه در کارهای روزمره ، به طور مثر سازماندهی و توزیع کنند.
سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی شامل ابزاری برای:
ایجاد پرونده های دیجیتال و تبدیل اسناد کاغذی به دارایی های دیجیتال.
اسناد دیجیتالی را به راحتی با دانشمندان مناسب به اشتراک بگذارید.
سازماندهی مرکزی اسناد در ساختارها و قالب های پرونده استاندارد.
ذخیره و دستیابی به اطلاعات برای استفاده کارآمدتر.
ایمن سازی اسناد مطابق با قوانین انطباق استاندارد.
با متمرکز کردن استفاده و دسترسی به اطلاعات ، مدیریت اسناد مرکزی است که در آن می توان استراتژی های مدیریت اطلاعات گسترده تری مانند ECM ، مدیریت سوابق و اتوماسیون فرآیند کسب و کار را متصل و مستقر کرد.
برخی از کارشناسان خاطرنشان می کنند که سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی اشتراکات زیادی با سیستم مدیریت محتوا (CMS) دارد. اگرچه یک تفاوت عمده این است که اکثر سیستم های CMS شامل استفاده از محتوای وب متنوعی از یک سایت مرکزی است ، در حالی که سیستم مدیریت اسناد اغلب به طور عمده برای بایگانی استفاده می شود.
به منظور ارائه طبقه بندی مناسب برای اسناد دیجیتال ، بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی به یک فرآیند دقیق برای ذخیره سازی اسناد ، از جمله عناصر خاصی به نام متاداده ، متکی هستند. فراداده های موجود در اطراف یک سند دسترسی آسان به جزئیات اصلی را فراهم می کند که به کسانی که در بایگانی جستجو می کنند کمک می کند تا آنچه را که نیاز دارند از طریق تقویم زمانی ، موضوع ، کلمات کلیدی یا سایر استراتژی های ارتباطی پیدا کنند. در بسیاری از موارد ، اسناد خاص برای پروتکل های ذخیره سازی اصلی ، بخش عمده ای از آنچه سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد را برای یک تجارت یا سازمان بسیار ارزشمند می کند ، است.
مدیریت پروژه